BPOによるコスト削減は、主に以下の三つの要素から考えられます。
1:人件費の削減
業務を外部に委託することで、従業員の人数を最適化でき、給与や福利厚生費など人件費を削減できます。 特にバックオフィス業務や単純な事務作業など、専門知識が不要な業務では人件費削減効果が高くなります。
2:運営コストの削減
外部委託することで、自社設備を準備する必要がなくなり、運営コストの削減が可能です。 同様に、システムの運用やメンテナンス、オフィススペースの確保などの固定費が削減されるため、全体のコスト削減につながります。
3:プロセスの効率化による生産性の向上
BPOパートナーは、効率的なプロセス設計やスピーディな対応を得意とするため、結果的に業務時間の短縮や生産性の向上が期待できます。
BPOによるコスト削減効果は、特に以下のような業務で効果の発揮が期待されます。
1.バックオフィス業務
経理、人事、総務などのバックオフィス業務は、定型的かつ大量の処理が必要となることが多く、BPOによる効率化の効果が受け取りやすい領域です。
2. カスタマーサポート業務
カスタマーサポート業務では、電話対応やメールサポート、チャット対応など、多くのリソースが必要です。これらの業務をBPOパートナーに委託することで、社内対応での負担を減らすことが可能です。
3. ITサポートおよびインフラ管理
IT業務に関しても、サーバー管理やシステム運用、ヘルプデスクなどの分野でBPOの導入が進んでいます。また、Webサイトの運用や更新、記事の作成やデザイン制作業務など、IT領域において外部依頼できるケースも多く存在します。 BPOによって外部の専門家がシステム運用やサポートを行うため、社内でのITリソースの負担が軽減され、結果的にコスト削減が図られます。
事例1：小売業の経理業務のBPO導入による効果
ある小売業者は、経理業務にかかるコスト削減を目的に、BPOを導入しました。
社内で行っていた記帳や請求書処理に多大な時間と人件費がかかっていたため、これらを4Stellaへ依頼をした結果、人件費を20％削減できたほか、効率化ツールを導入したことにより、業務業務の処理速度が大幅に向上しました。
事例2：委託コスト削減と品質向上
少人数で運営をしている建設会社にて、カスタマーサポート業務を4Stellaに委託しました。その結果、日中の電話対応のために配置していた人材を、本来の業務へ稼働させることが可能に。委託した業務の効率化と応答速度の向上により、業務コスト全体が15％削減されました。
事例3：IT関連業務のBPO導入でコストダウン実現
ある企業では、自社のホームページを運用するために、制作後も制作会社に依頼をしていました。IT管理のための知識のある人材が社内にはおらず仕方なく契約を続けていましたが、その業務を4Stellaに委託。IT知識を有するパートナーが担当することによって今でと品質は変わらず、さらにはコストダウンの実現が可能となりました。
BPOの費用対効果を見極めるには、コスト削減だけでなく、業務効率化や品質向上の観点からも検討することが大切です。以下のポイントを押さえて、導入効果を測定しましょう。
1：コスト削減効果の数値化
業務にかかるコストをBPO導入前後で比較し、どれだけの削減が実現できたかを具体的な数字で評価します。
2：効率化と生産性の向上度
業務処理速度などプロセス改善が進んでいるのか、従来よりも迅速かつ正確に業務が進んでいるかなどを評価します。
3：品質改善の効果
顧客対応や重要度の高い業務に関しては、顧客満足度やクレーム発生率などの指標を確認します。これにより、BPOによるサービスの向上度合いを評価できます。
BPOは、無駄なコスト削減の手段ではなく、企業が効率的に成長するための戦略的なツールでもあります。
BPOの導入で削減できるコストの種類は、人件費や設備コストだけではなく、プロセス効率化による時間の節約やサービスの品質向上に伴い、顧客満足度の向上などさまざまです。
企業が成長していくためには、限られた資源を最大限活用し、業務のムダを削減することが必要となってきます。
BPO＝コスト削減しながら業務の質を高める可能性を持つ、経営戦略の重要なパートナー
具体的な事例と数値データをもとに、自社にとってどれだけのコストメリットが見込めるのかをしっかりと検討することが、成功への第一歩となります。
