はじめに

毎日の業務に追われて、本来の仕事に集中できない。

そんな悩みを解決する方法が「スモールBPO」です。

実は社員数が数名の会社でも導入でき、負担を減らしながら成果を伸ばせます。

本記事では、スモールBPOを成功に導く具体的なポイントを、初心者にもわかりやすく紹介します。

スモールBPOとは？

スモールBPOとは、小規模な組織が自社業務の一部を外部に任せて効率化や負担軽減を図る仕組みです。特徴は以下のとおりです。

• 少人数でも導入可能：社員数が数名の会社や個人事業でも実践できます。
• 低コストで始められる：必要な業務だけを切り出して依頼できるため、無駄な支出を避けられます。
• 段階的に拡張できる：最初は一部業務からスタートし、効果を見ながら広げていけます。

つまり「小さく始めて大きな効果を得られる」のがスモールBPOの魅力でしょう。

なぜ業務分担の見直しが重要なのか

スモールBPOを成功させる第一歩は、現状の業務分担を整理することです。

外部に委託できる業務と、自社で担うべき業務を明確にしなければ効果を最大化できません。

小規模組織でよくある課題を挙げると

• 一人の担当者が複数業務を抱え、常に手一杯になっている
• 優先度の低い作業に時間を取られ、コア業務が停滞する
• 特定の人に業務が集中し、属人化してしまう

こうした課題は「誰が、どの業務を、どれくらいの時間を使っているか」を可視化するだけで改善の糸口が見つかります。

業務棚卸しと分担の整理は、スモールBPO導入に欠かせない基盤といえるでしょう。

業務棚卸しの進め方

業務分担を見直す際には、まず「業務棚卸し」を行います。手順は以下の流れです。

1. 業務を書き出す：日常的に行っているタスクをすべてリスト化する。
2. 頻度を確認する：毎日・週次・月次など、実施頻度を明記する。
3. 時間を測る：一つの業務にかかる時間を把握する。
4. 必要性を判断する：自社で担うべきか、外部に任せられるかを整理する。

この作業で「外注した方が効率的な業務」と「自社で取り組むべき業務」が浮かび上がります。自社の強みに関わる部分は内部で維持し、汎用的な作業は外部に委託するのが基本です。

小規模BPOで委託しやすい業務例

スモールBPOで活用されやすい業務は、標準化しやすく属人性の少ないものです。

• バックオフィス業務：経理入力、請求書発行、勤怠管理など
• 顧客対応：問い合わせメールの一次対応、FAQ更新
• データ処理：アンケート集計やデータ入力
• コンテンツ関連：SNS運用、ブログ記事作成、画像編集

これらは外注先も豊富で、コストを抑えつつ委託できる業務です。

業務効率化につながる再設計の考え方

外部委託を成功させるには、業務を効率的に再設計することが欠かせません。非効率な作業をそのまま外注しても、期待した効果は得られないからです。

チェックすべき視点は以下のとおりです。

1. 作業の標準化：手順をマニュアル化し、外注先が迷わず作業できるようにする。
2. ツールの活用：クラウドストレージやチャットツールで情報共有を効率化する。
3. 不要な工程の削除：誰も見ていない報告書や使われていないデータ作成は思い切ってやめる。

この工夫で委託コストを抑えつつ成果を引き出せます。

スモールBPO導入の成功事例

事例1：経理処理を外注

社員5名の小さな会社では、社長が毎月の経理処理に多くの時間を取られていました。経理入力を外部に任せたところ、社長は営業活動に集中でき、売上アップにつながりました。

事例2：SNS運用を外部に依頼

個人経営のショップでは、SNS更新が後回しになり集客が伸び悩んでいました。専門の外注先に依頼した結果、定期的な情報発信が可能となり、新規顧客の来店数が増加しました。

事例3：顧客対応を委託

スタートアップ企業では、問い合わせ対応に多くの時間を割かれ、開発が遅れていました。FAQ対応を外注したことで、メンバー全員が開発に集中でき、製品リリースを予定より早めることができました。

スモールBPOを成功させる秘訣

1. 小さく始める：最初はリスクの少ない業務から試す。
2. 外注先の基準を明確にする：価格だけでなく、スピードや柔軟性も重視する。
3. 定期的に見直す：委託業務の効果を確認し、改善を繰り返す。

まとめ

スモールBPOは「業務分担を見直す」ことから始まります。少人数でも、外部の力を取り入れれば大きな成果を得ることが可能です。小さな一歩が組織の成長を後押しします。

「自社の規模では無理」と感じる企業こそ、まずは業務棚卸しから着手してみてください。

スモールBPOは確実に変化をもたらすはずです。