～無料で始めて、BPOにつなげる業務効率化の第一歩～
人手不足や業務の複雑化が進む中、バックオフィス業務の効率化は多くの企業にとって喫緊の課題となっています。
一方で、「いきなりBPO（業務外注）を導入するのは不安」「何から手を付ければいいかわからない」と感じている企業も少なくありません。
そこで注目されているのが、BPO導入前にITツールで業務基盤を整えるという考え方です。
本記事では、情報収集中の潜在層に向けて、
という観点で、2025年までに導入しておきたい最新ITツール4選を紹介します。
なぜBPO導入前にITツールが必要なのか
バックオフィス業務は、経理・労務・総務・人事など幅広く、属人化しやすい領域です。
Excelや紙ベースでの管理が続くと、次のような課題が生じます。
この状態でBPOを導入しても、「結局、社内で説明や確認に時間がかかる」という事態になりがちです。
だからこそ、まずITツールで業務を整理・可視化することが重要になります。
バックオフィスITツール選定のポイント
ITツール選定では、次の3点を意識しましょう。
この視点を持つことで、「便利そう」で終わらないツール選定が可能になります。
2025年までに導入すべきバックオフィスITツール4選
① freee会計（クラウド会計）
銀行口座やクレジットカードと連携し、仕訳や会計管理を自動化できるクラウド会計ソフトです。
会計知識が少なくても扱いやすく、脱Excelを進めたい企業に適しています。
無料でできること／できないこと（導入前に知っておきたい）
無料でできること
無料ではできないこと
まずは「会計業務の見える化」目的で無料導入し、BPOや税理士連携を見据えて有料化を検討する流れがおすすめです。
② SmartHR（労務管理）
入社手続きや労務情報をクラウドで一元管理できるサービスです。紙やExcelによる煩雑な管理から脱却できます。
無料でできること／できないこと
無料でできること
無料ではできないこと
👉 労務業務を標準化する第一歩として、無料でも十分効果があります。
③ Chatwork（ビジネスチャット）
社内外のコミュニケーションを一元化できるチャットツールです。タスク管理機能もあり、業務指示の可視化に役立ちます。
無料でできること／できないこと
無料でできること
無料ではできないこと
👉 外注先とのやり取りも無料で対応可能なため、BPO検討前の準備ツールとして相性が良いのが特徴です。
④ Google Workspace（情報共有基盤）
ドキュメント・スプレッドシート・ファイル共有など、バックオフィスIT基盤の土台となるツールです。
無料でできること／できないこと
無料でできること
無料ではできないこと
業務の整理・マニュアル化を進める段階では、無料ツールで十分対応できます。
ITツール導入からBPOにつながる業務改善ステップ
バックオフィス改善は、次のような段階的なステップで進めるのが効果的です。
①ITツール導入・業務データのクラウド化
会計・労務・情報共有などをクラウド上で管理し、業務データを一元化します。
②業務の見える化
作業内容・担当者・工数が明確になり、業務の全体像を把握できるようになります。
③業務の標準化
手順やルールを整理し、誰が対応しても同じ結果が出せる状態を作ります。
④一部業務の外注
切り出しやすい業務から外部に委託し、外注との相性を確認します。
⑤本格的なBPO導入
業務の流れが整理された状態で、バックオフィス全体の外注を検討します。
本記事で紹介したITツールは、①～③の「土台作り」を支えるためのものです。
まとめ｜無料ITツールはBPO成功への準備段階
バックオフィスの業務効率化は、「BPOを導入するかどうか」を決める前から始められます。
まずは無料で使えるITツールを導入し、業務を整理・可視化することが、将来的なBPO成功につながります。
